「保有個人データ」開示等の請求のご案内

 個人情報保護法に基づき、北海道新聞社が取り扱う「保有個人データ」の利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、内容の訂正・ 追加・削除、利用停止・消去および第三者提供の停止(総称し、以下「開示等の求め」)については、以下の手続きで対応します。なお、取材・報道、著述分野に関わる事項は、申請対象から除外されておりますので、お答えできません。個人番号を含む個人情報である「特定個人情報」については、「9.特定個人情報に関する問い合わせ先」をご参照ください。

1.保有個人データに関する「開示等の求め」の申請先

 所定の申請書に必要事項を記入し、必要書類を添付の上、以下の申請先に郵送してください。 郵送の際には、確実に北海道新聞社に届いたことが確認できるよう、簡易書留または特定記録郵便のご利用をお願いします。また、封筒には「開示等申請書類在中」とお書き添えください。直接ご来社いただいての請求や電話・メールでの請求は、対応できかねますのでご了承ください。

●保有個人データに関する申請先
 〒060-8711  札幌市中央区大通西3丁目6
 北海道新聞社 読者センター 宛

2.「開示等の求め」に際して提出していただく書類等

 「開示等の求め」を行う場合は、以下の申請書(A)をダウンロードして必要事項を記入の上、本人確認のための書類(B)を同封し、上記1.の申請先まで郵送してください。申請書は北海道新聞社から郵送することもできます。希望する方は、宛先欄に住所と名前を記入して返信用切手を張った封筒を同封し、上記まで送ってください。北海道新聞社宛の封筒には「開示等申請書希望」と朱書きしてください。ご来社いただいても申請書を差し上げることはできませんので、ご了承ください。なお、お送りいただいた申請書と本人確認のための書類はお返しできません。

(A)当社所定の申請書
 ・利用目的の通知を申請する場合… 「保有個人データ 利用目的通知申請書」(PDF)
 ・保有個人データの開示を申請する場合… 「保有個人データ 開示申請書」(PDF)
 ・第三者提供の記録の開示を申請する場合… 「第三者提供記録 開示申請書」(PDF)
 ・保有個人データの内容の訂正、追加、削除を申請する場合… 「保有個人データ 訂正・追加・削除申請書」(PDF)
 ・保有個人データの利用の停止、消去、第三者への提供の停止を申請する場合… 「保有個人データ 利用の停止・消去、第三者提供の停止申請書」(PDF)

(B)本人確認のための書類
 以下のうちのいずれか1点と、住民票の写しを同封してください。
 ・運転免許証のコピー(表面と裏面の両方)
  ※有効期限内のもので、各都道府県公安委員会発行のもの。国際運転免許証は除く。
 ・健康保険証のコピー(表面と裏面の両方)
 ・パスポートのコピー
 ・年金手帳のコピー
 ・学生証のコピー

3.代理人による「開示等の求め」

 「開示等の求め」をする方が、(A)未成年者または成年被後見人の法定代理人である場合(B)開示等の請求をすることにつき本人が委任した代理人(任意代理人)である場合 は、本人の代理として請求を受け付けます。
 その場合は、上記2(A)の申請書に加えて、以下の書類を同封してください。なお、お送りいただいた書類はお返しできませんので、あらかじめご了承ください。

(A)法定代理人の場合
 ・本人との続柄が確認できる書類(未成年者の法定代理人については戸籍謄本、成年被後見人の法定代理人については成年後見の登記事項証明書)
 ・法定代理人が本人であることが確認できる書類(住民票の写しと、上記2(B)のいずれか1つ)

(B)任意代理人の場合
 ・当社所定の委任状(PDF)
 ・委任状に押印された本人印の印鑑証明書
 ・任意代理人が本人であることが確認できる書類(住民票の写しと、上記2(B)のいずれか1つ)

4.「開示等の求め」の手数料及びその徴収方法

 「保有個人データの利用目的の通知」「保有個人データの開示」および「第三者提供記録の開示」の請求については、1回の請求ごとに手数料として1000円(実費と税込み)が必要となります。1000円分の郵便小為替を申請書類に同封してください。
 その他の請求(「保有個人データの訂正・追加・削除」「利用の停止・消去」「第三者提供の停止」)は無料です。
 ※手数料が不足していた場合、手数料が同封されていなかった場合は、その旨を電話で連絡しますが、所定の期間内にお支払いがない場合は開示等の求めがなかったものとして対応します。

5.「開示等の求め」に対する回答方法

 開示等の求めに対する回答は、申請書でお申し込みいただいた方法で行います。回答に際しては迅速な対応を心がけます。当社から回答が届く前に電話やメール等でお問い合わせいただいても、ご対応できかねますので、ご了承ください。

6.開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的

 開示等の求めに伴い、当社が取得した申請者および代理人の個人情報は、その請求に応じるために必要な範囲でのみ取り扱います。お送りいただいた申請書と本人確認や代理申請のための書類は、後日のお問い合わせに対応できるよう3年間保存し、その後適切に消去・廃棄します。

7.「保有個人データ」の不開示事由について

 開示等の求めをいただいても、以下の事由に該当する場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、請求に応じられない旨と、開示できる範囲でその理由を通知します。なお、不開示の場合も上記4に定める手数料はお返しできませんのでご了承ください。
 ・当社が申請者の個人データを保有していない場合
 ・申請書類に不備があった場合
 ・申請書と本人確認書類の記載内容に相違があるなど、本人確認ができない場合
 ・代理人による申請の場合に、代理権が確認できない場合
 ・「本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合」「個人情報取扱事業者(当社)の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合」など、個人情報保護法が定める義務免除事由に該当する場合
 ・申請者に係る保有個人データを、当社が取材・報道、著述の目的で取扱っている場合

8.保有個人データ(特定個人情報を除く)に関する問い合わせ先

 保有個人データに関する「開示等の求め」についての問い合わせと、個人情報の取扱いに関する苦情は以下の窓口で受け付けます。ご来社いただいてのお問い合わせはご対応できかねますので、ご了承ください。。

 ●電話による場合
  北海道新聞社 読者センター 011-210-5888

 ●手紙による場合
  〒060-8711 札幌市中央区大通西3丁目6
  北海道新聞社 読者センター 宛

9.特定個人情報に関する問い合わせ先

 特定個人情報に関する「開示等の求め」についての問い合わせと、特定個人情報の取扱いに関する苦情は、北海道新聞社経営管理局人事グループ(011-210-5046)にお問い合わせください。

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